ساختار و قالب
در این بخش چهارچوب نامه نویسی مورد بررسی قرار می گیرد.
یک نامه از 5 بخش تشکیل می شود
بخش اول: تاریخ، نام شرکت گیرنده نامه، سطر، قابل توجه، موضوع نامه
نوشتن تاریخ
به سبک british english
معمولا روز را پیش از ماه قرار می دهند و به جای of از , استفاده می کنند
برای مثال:5 september, 2016
به سبک american english
معمولاماهپیش از روز قرارمیگیرد
برای مثال:september 5, 2016
اسم شرکت گیرنده نامه:
نوشتن نام شرکت در
قابل توجه:
در این قسمت نام شخص گیرنده نامه یا بخش سازمانی مربوطه نوشته می شود. این قسمت نامه اهمیت بالایی دارد چراکه شاید یک شرکت هزاران نامه در روز دریافت کند بامشخص شدن بخش مربوطه نامه ی شما به آن ها ارجاع داده می شود.برای اینکه بگویید فلان بخش ازواژه ی Dept استفاده نمایید
مثلا خدمات: services- بازاریابی: marketing –مالی:financial-فروش:sales – خرید: purchasing- تضمین کیفیت:quality assurance- حمل و نقل:logistics- و .
موضوع نامه:
موضوع باید چکیده متن
بخش دوم نامه در مکاتبات بازرگانی راجع به احوالپرسی است.
این بخش نشان دهنده ی تسلط شما در نامه نگاری است .
اگر نام طرف مقابل را نمی دانستید اما مذکر بود : ِDear Sir,Dear Gentlemen
اگر مخاطب مونث بود ونمی دانستید مجرد یامتاهل است و اسم او هم مشخص نبود Dear Madam
اگر نه نام و نه جنسیت شخص گیرنده نامه مشخص نبود بدین شکل می نویسیدDear Sir/Dear Madam دقت کنید or نمی زنید / می زنید
اگر نام فرد مشخص بود ولی او را خوب نمیشناختیم پس از Dear نام خانوادگی او را می زنیم به هیچ عنوان نام کوچک یا مخفف نام کوچک او را نمی زنیم Dear Mr. Smith
اگر مخاطب نامه را خوب می شناسیم و قبلا هم ارتباط داشتیم می توانیم نام کوچک او را بزنیمDear John
زمانی که چندین مخاطب در طرف دیگر داریم و اطلاعاتیاز آن ها نداریم ، در
بخش سوم در مکاتبات بازرگانی : متن اصلی نامه است
انتخاب استراتژی و لحن نامه : شما می توانید بنا برشرایط تهاجمی، میانه رو، تدافعی بنویسید
می توان بدنه نامه را به 3 قسمت تقسیم کرد:
پاراگراف اول مقدمه متن نامه است که باید هم تصور مثبتی در خواننده ایجاد کند هم انگیزه لازم را برای اینکه تا انتها نامه بخواند. در این پاراگراف به صورت مختصر شرکت خود را معرفی نموده و به طور مستقیم ذکر می کنید که به چه منظور نامه را نوشته اید.
We would like to introduce ourselves as a
پاراگراف دوم، قسمت اصلی نامه است. در این قسمت باید هدف ، منظور، تقاضای اصلی نویسنده به یک سبک رسمی با رعایت اصول گرامری و انتخاب صحیح کلمات به صورت حرفه ای نوشته شود. این قسمت باید شفاف و جامع باشد تا نیازی نباشدکه فروشنده طی چندین نامه بخواهد جزئیات را از شما بپرسد.
پاراگراف آخر ، پاراگراف نتیجه معروف است . این قسمت باید طوری تدوین بشود که خواننده نامه سریعا اقدام متقاضی را انجام بدهد
Do not hesitate to send the price list ,please
یا اینکه می تواند قرارهای فرد متقابل را هماهنگ کند
I look forward to hearing from you in two days
توجه داشته باشید که در نگارش نامه های بازرگانی تعداد پاراگراف ها بین 3 تا 5 عدد باشد و تعداد کلمات متن را کنترل کنید . اگر بتوان در هر پاراگراف 2 تا 3 جمله گنجاند، خواندن راحت تر می شود. به خصوص در
اگر می خواهید موارد زیادی را بگنجانید از جدول استفاده کنید و یا آن ها را به نامه پیوست نمایید
اگر جملات شما بیش از 40 کلمه داشت آن ها را بشکنید و به چندین جمله تبدیل کنید.
بخش چهارم در
این قسمت با دو خط ، فاصله نسبت به قسمت قبل نوشته می شود و حالت مودبانه به نامه می دهد
رسمی : Your faithfully
نیمه رسمی: yoursincerely
غیر رسمی: best regards
در زیر این بخش نام و مقام نویسنده آورده میشود
اگر شخصی به نیابت ازشخصدیگری نامه را نوشته باشد از p.p. استفاده می کند کهابتدا نام خودش را می نویسد و سپس عبارت p.p. و پساز آن نام شخصی که از جانب اونامه را نوشته
چنانچه نامه پیوست داشته باشد از عبارت enclosureیا به اختصار Encl. Enc استفاده می کنیم. دو خط پایین تر از امضا تعداد پیوست ها و نام آن ها را می نویسیم.به طور مثال Enclosure 3
اگر می خواهید نامه محرمانهباشد در ابتدای نامهprivate and confidential می نویسید و در پاسخ به چنین نامه هایی هم باید این عبارت را بنویسید.
بخش پنجم در مکاتبات بازرگانی اطلاعات تماس است.
نوشتن اطلاعات مورد نیازضروری در انتهای ایمیل پس از نام و مقام خود : آدرس، تلفن، فکس، تلفن همراه، ایمیل،وب سایت و نامکاربری اسکایپ یا دیگر نرم افزار های ارتباطی
چهارچوب نوشتن آدرس در زبان انگلیسی
نوشتن صحیح آدرس در
سوال های فرم اشتغال به کار به سفارت