نمونه نگارشی یک نامه تجاری انگلیسی
۱٫ نشانی فرستنده
در نمونه ذیل تلاش گردیده کلیه نکات منظور گردد، ضمن اینکه باید بدانیم نامه هایی که دارای سربرگ نمی باشند باید حتما نشانی فرستنده در سمت راست بالای صفحه نوشته شود.
۲٫ تاریخ
تاریخ باید زیر نشانی فرستنده با کمی فاصله نوشته شود. نام ماه باید کامل نوشته شود ، مثال November و باید جهت روز ازTh استفاده نمود . مثال ۲۴th October 2015
۳٫ نشانی گیرنده
نشانی گیرنده بطور کامل در زیر نشانی فرستنده ولی در سمت دیگر نوشته می شود.
۴٫ نام و نام خانوادگی
چنانچه نام و نام خانوادگی مخاطب را می دانیم بایستی به جای استفاده از عناوین ادبی مانند Dear Sir یا Dear Madam از نام خود شخص استفاده نماییم به عنوان مثال Mr. John Smith
چگونگی شروع نامه انگلیسی
art15_20
منظور از عناوین ادبی موارد زیر می باشند :
آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجرد Miss.، خانم هایی که وضعیت تاهل آنها نامشخص است Ms.، آقایان بیش از دو نفر Messer’s.، عناوین ویژه از جمله دکتر Dr.، پرفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen. ، لرد Lord، بانو Lady و ….
در صورتی که نام شخصی را که برایش نامه می نویسیم ندانیم باید مقام و سمت ایشان نوشته شود مانند مدیر فروش Sales Manager / مدیر مالی Account Manager . حال چنانچه اطلاعاتی از اشخاص آن شرکت نداشته باشیم باید از نام آن شرکت به عنوان مخاطب استفاده شود.
۱٫ نام شخص یا شرکت مانند Hong Kong Transport & Forwarder LTD.
۲٫ شماره آپارتمان و شماره ساختمان APT 9,Number 75,
۳٫ نام کوچه Horton Alley
۴٫ نام خیابان اصلی- جاده Westford Street , Migan Highway 5. شهر یا شهرک- کدپستی London SW23jf2
نکاتی در مورد عبارات احترام آمیز نامه
• چنانچه نامه شما با عبارت Dear Sir یا Dear Madam شروع شود ، باید در بخش پایانی نامه از عبارت Yours Faithfully استفاده شود.
• چنانچه نامه شما با عبارت Dear Ms. Shierly / Dear Mrs. Robinson / Dear Mr. James شروع شود ، باید در بخش پایانی از نوشتن With Respect و یا We remain yours faithfully اجتناب شود.
• عبارت Yours Sincerely برای آقایان مجرد و یا آقایان متاهل و یا خانمهای مجرد و متاهل استفاده میشود.
• عبارت Yours Faithfully برای آقایانی و خانم هایی که اسمشان را نمی دانیم و برای ارگان هایی از قبیل مراکز درمانی،مراکز نظامی، مراکز آموزش عالی، دانشگاه ها و … استفاده می شود. امضا نمودن پایان نامه ها به همراه ذکر نام امضا کننده و یا اشاره به سمت ایشان جزء مومات می باشد.
نکاتی که در مکاتبات انگلیسی از طریق فکس باید در نظر گرفته شود
به دستگاهی که امکان ارسال و دریافت سریع تصویر نامه های انگلیسی ، اسناد ، عکس و … را دارد فکس و یا فاکس گفته می شود . این دستگاه ها پس از دریافت سند مربوطه در داخل دستگاه و با استفاده از یک نور مستقیم سند را مورد اسکن قرار می دهند . مقدار نوری که به نوشته ها و عکسها برخورد می کند اندازه گیری می شود . بخش های تیره و سیاه نور را منعکس نمی کنند در نتیجه سنسورها در حالت خاموش قرار می گیرند اما قسمت های سفید نور را منعکس می کنند . بدین ترتیب الگویی از سیستم های خاموش و روشن پدید می آید که از طریق خط تلفن به دستگاه گیرنده طرف مقابل ارسال می شود . دستگاه گیرنده نیز با استفاده از سنسورهای حرارتی این الگوها را که بصورت علائم الکتریکی اند دریافت و از نسخه کپی برداری می کند.
روش تهیه یک نامه اداری انگلیسی برای ارسال با سیستم فکس
۱٫ سربرگ فرستنده دارای اطلاعات کامل از قبیل آدرس،نام شرکت وتلفن ها می باشد.
۲٫ در بخش سمت چپ بالای صفحه سربرگ کلمه ارسال با فکس نوشته می شود.
ارسال با فکس Fax message
به آقای کاپریو- شرکت ساتکس To: Mr. Caprio , Satex S.P.A
از طرف علی محرابیFrom: Ali Mehrabi
شماره فکس گیرنده Fax , No: (06)4714337
موضوع (توضیح خسارت وارده به محموله) Subject: Explanation of damaged cargo (order No 1335p)
تاریخ کامل Date : 19th October 2001
تعداد صفحاتPage: 1
متن اصلی نامه:
Regarding order No1335p , concerning stone processing machinery, we like to inform you that the machine packed in container No SUCE 17534415 was opened by Iran custom in order to be checked with packing list, unfortunately through poor lashing the machine was slipped aside and made damage to container side wall and itself… All necessities such as survey through independent survey company has carried out, documents should be submitted through DHL system.
Ali Mehrabi
نام امضا کننده پیام
مقام امضا کننده پیام
روش ارسال یک نامه اداری با سیستم پست الکترونیکی
پست الکترونیکی (ایمیل) سالهاست که به یکی از پرکاربردترین ابزار ارتباطی تبدیل شده و هرکسی می تواند آدرس ایمیل داشته باشد. با ورود به سیستم سرویس دهندگان مانند yahoo، Hotmail،Gmail که همگی یک کار را انجام میدهند می توانید برای خودتان آدرس ایمیل درست کنید. مثالا name2@mail2.com
حال اگر کسی بخواهد به شما ایمیل انگلیسی ارسال کند آدرس شما را در سیستم مشخص می کند و سپس روی دکمه ارسال کلیک می کند، سرور ایمیل شخص ارسال کننده به سرور ایمیل شما وصل می شود و متن به سرور شما می رسد. حالا وقتی که شما به سرور خود وصل شدید پیام شما بصورت فایل در صندوق پیامها قرار می گیرد.
Email: messages distributed by electronic means from one computer user to one or more recipients via a network.
توصیه امنیتی
با توجه به نفوذ هکرها در سیستم ایمیل شما پیشنهاد می شود که نقل و انتقال مالی،متن های قرارداد، یادداشت های محرمانه،ارسال اطلاعات حسابهای مالی نزد بانک ها،ارسال کدهای بانکی و … از طریق ایمیل صورت نپذیرد.
پیامهای ایمیلی از روش وآیینی که در نامه و فکس مورد استفاده قرار می گیرد پیروی می کند، مثلا برای شروع می توانیم از Dear Mr. Parker و برای پایان محترمانه از Thanks&Regards و امثالهم استفاده کنیم.
یک نمونه از پیام ایمیلی
art15_21
بندهای مختلف یک پیام ایمیلی عبارتند از
۱٫ آدرس ایمیل ارسال کننده پیام ( From )
۲٫ آدرس ایمیل گیرنده پیام (To)
۳٫ آدرس ایمیل کسی که باید رونوشت پیام را دریافت کند (cc: carbon copy)
۴٫ اگر نخواهیم گیرنده اصلی بداند که چه کسی رونوشت را دریافت می کند (bcc: blind carbon copy)
۵٫ تاریخ و زمان (date)
۶٫ موضوع (subject)
۷٫ فرستنده ایمیل از نام و لقب مخاطب استفاده نموده (Dear Capt.Varaseh)
۸٫ متن پیام ( message body)
۹٫ نوع دیگری از نوشتار در پایان نامه که برای اشخاص استفاده می شود ( warm regards)
۱۰٫ نام امضا کننده پیام (Mahdi Mobarakabadi)
۱۱٫ اطلاعات کامل آدرس و تماس ها ( Address information)
در مکاتبات ایمیل بعضی اوقات افراد از اختصارات استفاده می کنند که به TLAS معروف است به معنی three letter acronyms که در اینجا ما به برخی از این اختصارات اشاره می کنیم.
AFAIK: As Far As I Know
BFN: Bye For Now
BTW: By The Way
COB: Close Of Business
FYI: For Your Information
IOW: In Other Words
NRN: No Reply Necessary
OTOH: On The Other Hand
ASAP: As Soon As Possible
طراحی نگارش مکاتبات انگلیسی بازرگانی
۱٫ قبل از نگارش و ارسال نامه یک متن از موضوعات مختلفی که در نظر دارید تهیه نمایید.
۲٫ با چند بار مرور سعی کنید در صورت وجود متن های غیر ضروری آنها را حذف نمایید.
۳٫ جمله یا پاراگراف اول نامه مهمترین قسمت نامه می باشد که می تواند اثر مطلوبی از شما و شرکت شما در خواننده بوجود آورد ، در این پاراگراف حتما باید به خاطر نامه ای که از سوی خریدار برای شما ارسال شده تشکر نمایید ( در صورت دریافت درخواست از سوی خریدار). در صورت وم خود و شرکت خود را معرفی نمایید و سپس هدف نامه را مشخص کنید.
مثال
Thank you for your enquiry dated 8th July in which you asked us about our green onyx stone. As you have probably seen at Xiamen exhibition China, our green onyx blocks being retailed in leading stone factories throughout Far East.
پاراگراف های میانی
این پاراگراف قسمت اصلی نامه محسوب می شود و به پرسش هایی که می خواهید بپرسید مربوط میشود . اصطلاحا این پاراگراف به پاراگراف برنامه ریزی مشهور است.
مثال
I would be glad to inform you that we can certainly supply you with the cut to size green onyx in order to cover the floor , enclosed you will find a catalogue illustrating our wide range of products currently used in luxury apartments ,churches, state owned offices and five stars hotels.
پاراگراف آخر
چنانچه در ابتدای نامه تشکر نکرده اید حتما زمان اتمام نامه این کار را انجام دهید. با کلمات مناسب ارتباط خود را با خریدار تقویت نمایید و عنوان کنید که منتظر پاسخ او می باشید. نامه را باید طوری بنویسید که همواره راه بازگشت برای خریدار هموار باشد.
مثال
Kindly note that prices are on base of FOB Iran ports, but no matter if you ask for C&F your ports. We look forward hearing from you soon.
سوال های فرم اشتغال به کار به سفارت